Red de trabajo con herramientas Google

El uso simultáneo de varias de las herramientas de Google permite la creación de un grupo de trabajo efectivo que no requiere del empleo de un servidor propio ni de ninguna plataforma de pago. Una vez llevado a cabo la constitución del mismo, nos encontramos un sistema de gran operatividad que permite la colaboración en red entre un grupo de personas vinculadas por una tarea común, sin necesidad del empleo de ningún software adicional, al menos en las funciones más frecuentes.
Proponemos un ejemplo de organización básica de red:

• Para empezar, los integrantes del grupo crearán una cuenta específica de Gmail para el mismo; esto simplificará el proceso de conexión a la red y permitirá la creación una agenda de contactos exclusiva para el trabajo en la misma, a la vez que posibilitará la comunicación en línea entre los miembros del grupo desde el chat de Gmail. Para no tener que preguntar uno a uno por su cuenta, decidimos que ésta se cree de acuerdo con el siguiente criterio: nombrepalabraelegida@gmail.com; por ejemplo, si la palabra elegida es grupotrabajo y el miembro es Arturo, su cuenta sería arturogrupotrabajo@gmail.com. Recordemos que una cuenta en Gmail es, simultáneamente, una cuenta válida para Google y todas sus herramientas, que serán visibles en el menú de la página principal de Google, una vez que hayamos accedido a su sistema con nuestra cuenta Gmail.
  

• Como segundo paso, todos añadirán a todos en su agenda de contactos y crearán en su propia cuenta una carpeta contenedora de todos los miembros de la red.

• Las sesiones de trabajo comenzarán accediendo al sistema Google, desde su página principal, con la cuenta creada en Gmail.
  

• Se abrirá un Grupo de Google para hacer públicos de los trabajos elaborados. Un grupo que haremos accesible en la red sólo a los miembros integrantes de la misma y que se servirá como sistema de comunicación sobre determinados asuntos (debates), como panel de alojamiento de páginas elaboradas por los miembros (con o sin la utilización de código HTML), y como repositoro de archivos.
  

• Los archivos podrán crearse desde Google Docs (textos, presentaciones, hojas de cálculo, ilustraciones y formularios); esto permitirá que muchos de ellos puedan irse elaborando de modo colectivo (ver artículo sobre Google Docs). Los documentos creados serán dados a conocer y enlazados desde el apartado debates de la página de Google Grupos, o subidos a esta plataforma como archivos. Hemos de tener en cuenta que la elección depende del grado de privacidad que queramos darle al documento: la creación de un enlace a un documento en Google Docs, aunque de forma remota, lo hace a éste accesible en la red para cualquier internauta; situándolo en Google Grupos como archivo limitamos su acceso a aquéllos que tengan permiso de entrada a esta plataforma.
  

El sistema creado permite una organización horizontal y privada, con una administración limitada al control del espacio Google Grupos, y abierta a la incorporación de nuevos recursos gratuitos en línea; un sistema que dará de sí todo lo que se quiera, con el único límite de la imaginación de los colaboradores.

Aquí tienes un ejemplo de red constituida con herramientas Google para la asignatura Tecnología de la Información y Comunicación, con excelentes resultados.

Google Docs

Google Docs es una herramienta gratuita que permite elaborar, modificar conjuntamente y compartir archivos de una manera sencilla, versátil y eficaz. Un instrumento más que adecuado tanto para la colocación de material para uso del alumnado, como para la revisión del trabajo elaborado por ellos, o la elaboración de ejercicios o encuestas. Solo es necesario registrarse como usuario en Google para acceder, entre sus numerosas posibilidades, a este servicio tan útil para la docencia.

Con nuestra cuenta en Google (en su caso, también la cuenta de correo Gmail) podemos compartir cualquier documento situado en nuestro ordenador, así como directamente crear, sin necesidad de tener instalado ningún programa, los siguientes tipos de archivos:

• Texto (que podemos guardar como HTML, PDF, Open Office, Word, RTF, o texto plano)
• Presentación de diapositivas (convertble en Power Point, PDF o texto)
• Hoja de cálculo (para guardar como Excel, CSV, HTML, texto, Open Office, o PDF)
• Formulario

Además de que su uso no entraña ninguna dificultad añadida al del empleo de estas utilidades desde cualquier programa, Google Docs cuenta con una galería de cientos de plantillas para cada uno de los casos, así se mejora el diseño y se facilita enormemente la tarea a la hora de elaborar calendarios, cuadrantes, listas de tareas, hojas de administración, etc. Si nuestro esquema de trabajo resulta interesante, también lo podemos ofrecer como plantilla.

Los documentos se elaboran aplicando las ventajas de trabajar online: traducción a decenas de idiomas, búsqueda de elementos en la web, visualización directa del documento como página web (HTML), etc.
Accediendo a Google Docs con nuestra cuenta nos encontramos con un escritorio que muestra una lista de archivos que podemos ordenar sencillamente por carpetas, como si se tratase de cualquier directorio de una unidad de nuestro ordenador.


Una vez terminado nuestro documento, podemos compartirlo:

• Con todos.
• Con una lista de invitados, anotando sus correos electrónicos.

El invitado podrá:

• Ver el documento
• Modificarlo, si le autorizamos a ello.

Podemos avisar de la elaboración de un nuevo documento de modo semi automático por correo electrónico o, como en el caso de los cuestionarios, incrustarlos en nuestro blog o web. He aquí un ejemplo elaborado para la ocasión. Desde el panel de Google Docs tendré posteriormente acceso a un informe detallado de los resultados: